ICTシステム導入による保育園経営のメリット

ICTシステムとは

ICTシステムとは、パソコンやタブレット、スマートフォンなどを使用して業務の効率化を図るシステムです。

そもそもICTとは、「Information and Communication Technology（情報通信技術）」の略。よく似た言葉にITがありますが、ICTにはCommunication（通信、伝達）という意味が含まれています。そのため、ICTでは情報の伝達を重視しており、パソコンやタブレットなどを用いて情報の共有を行います。

保育園においては、ICTシステムの導入によってスムーズな情報共有を可能にし、紙ベースの情報管理からシステム上での管理へと効率化を図ることができます。

保育園経営におけるICTシステムの主な機能

保育園にICTシステムを取り入れることで、管理業務や事務作業の効率化を図れるほか、保護者とのコミュニケーションにも活用できます。

園児情報の管理

園児の年齢や誕生日、家族構成、アレルギー情報といった基本的な情報登録はもちろん、園で測定した成長記録やその日の体調なども記録できます。
園児の状態を職員同士でリアルタイムに共有できるうえ、過去データの閲覧も簡単に行えます。

職員の勤怠やシフト管理

職員の出退勤や休暇申請、シフトなどを管理できるため、勤怠状況や残業時間を一目で把握できます。さらに、人員配置ルールの設定を行えば、シフト作成を自動で行えます。

指導計画・保育日誌の作成

指導計画を一覧で確認できるのはもちろん、新しく指導計画を作成する際には過去計画をテンプレートとして使用できます。
また、保育日誌には日付や出欠人数、欠席者などの情報が自動で反映されます。

自治体へ提出する書類の作成

カテゴリ別・日別・年齢別など、必要なデータを自動で集計してくれます。そのため、自治体へ提出する書類作成をスムーズに行えます。

出欠席などの連絡

園児の出欠や早退・遅刻、延長保育の連絡を、保護者のスマートフォンアプリから行えます。保護者は都合の良い時間に連絡することができるうえ、内容確認は保育士の都合の良いタイミングで行えます。

連絡帳

保護者と共有する連絡帳も、ICTシステムで管理できます。タブレットやスマートフォン上に保育士が連絡帳を作成し、保護者とリアルタイムに共有可能。音声入力ができるシステムもあります。

おたより配信

園から保護者へ一斉に連絡したいときに便利な機能です。予定変更があるときや、災害時にも活用できます。保護者の未読・既読もチェックできるため、連絡漏れを防ぐことができます。

園ブログや写真共有

園ブログや行事カレンダーなどを公開できる機能を備えたシステムもあります。また、園で撮影した写真を保護者と共有できるうえ、販売まで行えるものもあります。

ICTシステム導入のメリット・デメリットについて

メリット

保育士の業務負担を減らせる

ICTシステムを導入することで、保育士の業務負担を軽減できます。手書きでの記録や複数の書類への転記といった手間を減らせるため、すきま時間に業務をこなす保育士に喜ばれることでしょう。

また、複雑な計算やデータの集計をICTシステムに任せられることで、手作業によるミスも減らすことが可能。

さらに、園で配布しているおたよりをICTシステムで配信できるようになるため、書類を配布する手間も削減できます。

業務にかかるコストを削減できる

まず、業務を効率化することで保育士の残業が少なくなり、人件費を削減できます。また、保育日誌やおたより、連絡帳などのシステム上に移行することで、ペーパーレス化も実現。紙コストや印刷コスト、保管スペースにかかるコストも削減できるでしょう。

デメリット

操作を覚える必要がある

ICTシステムを使いこなすためには、園長や管理者、保育士が操作方法を覚える必要があります。なかなか操作に慣れない方もいるでしょう。また、出欠等の連絡システムやおたより配信など、保護者自身がシステムに慣れるまでの時間もかかります。

システム復旧に時間がかかるリスクがある

システム障害やアップデート後の再起動など、システムが復旧するまでに時間がかかることがあります。

そのほかにも、タブレットなどのデバイスを充電し忘れた場合には、充電するまで使用できないというリスクもあります。また、そもそもパソコンやタブレットの台数が少ない場合は、作業をしたいタイミングに使えないことも考えられます。

ICTシステム導入で経営を黒字化できる？

ICTシステムの導入によって、保育士の業務効率化を実現できます。業務にかかるコスト削減も期待できますが、経営状態を大きく改善させるほどの効果は得られないでしょう。

ICTシステムは、保育園や業務管理をサポートするものであり、経営の黒字化には別の改善策を考える必要があります。

保育園の経営に問題がある場合は、保育所の運営を業者に委託するのもおすすめです。運営をプロに委託することで、業務の効率化やサービスの質向上も期待できるでしょう。